Terms & Conditions

Student Exchange Indonesia

Program Student Exchange ke Luar Negeri

Terakhir diperbarui: 29 Juni 2026

Selamat datang di StudentExchange Indonesia.

Dokumen Syarat dan Ketentuan ini (“Syarat & Ketentuan”) merupakan perjanjian antara Anda (“Peserta”, “Pengguna”) dengan StudentExchange Indonesia (“Kami”).

Dengan mendaftar, menggunakan website, atau mengikuti program Student Exchange yang tersedia di StudentExchange Indonesia, Anda dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi Syarat & Ketentuan ini.

Apabila Anda tidak menyetujui sebagian atau seluruh isi dokumen ini, mohon untuk tidak menggunakan layanan kami.

1. Definisi

Dalam Syarat & Ketentuan ini:

StudentExchange Indonesia
adalah platform yang menyediakan informasi, konsultasi, dan layanan pendampingan untuk program pertukaran pelajar (Student Exchange) ke luar negeri.

Peserta
adalah individu yang mendaftar atau mengikuti program Student Exchange melalui StudentExchange Indonesia.

Mitra
meliputi universitas, sekolah, institusi pendidikan, organisasi, perusahaan, penyedia akomodasi, maupun penyelenggara program di luar negeri yang bekerja sama dengan StudentExchange Indonesia.

Program
adalah seluruh kegiatan Student Exchange yang dipublikasikan melalui StudentExchange Indonesia.

2. Lingkup Layanan

StudentExchange Indonesia menyediakan layanan berupa:

  • Informasi program Student Exchange
  • Konsultasi studi ke luar negeri
  • Pendampingan proses pendaftaran
  • Pemeriksaan dokumen
  • Bantuan proses aplikasi
  • Pendampingan komunikasi dengan institusi tujuan
  • Informasi mengenai visa dan keberangkatan
  • Dukungan administratif selama proses keberangkatan

StudentExchange Indonesia bukan merupakan universitas, pemerintah, maupun pihak pemberi visa.

Keputusan akhir mengenai:

  • penerimaan peserta,
  • pemberian beasiswa,
  • penerbitan visa,
  • izin tinggal,
  • maupun keberangkatan,

sepenuhnya menjadi kewenangan institusi dan otoritas yang berwenang.

3. Persyaratan Peserta

Peserta wajib:

  • memberikan data yang benar dan lengkap;
  • memiliki dokumen yang sah sesuai persyaratan program;
  • mematuhi seluruh ketentuan dari institusi tujuan;
  • menjaga etika selama mengikuti program;
  • mematuhi hukum Indonesia maupun negara tujuan.

Apabila peserta berusia di bawah 18 tahun, persetujuan orang tua atau wali wajib diberikan sebelum mengikuti program.

4. Dokumen dan Informasi

Peserta bertanggung jawab atas seluruh dokumen yang diunggah, termasuk namun tidak terbatas pada:

  • Paspor
  • KTP
  • Kartu Pelajar/Mahasiswa
  • Transkrip Nilai
  • Sertifikat Bahasa
  • Motivation Letter
  • Curriculum Vitae
  • Surat Rekomendasi
  • Dokumen lainnya

StudentExchange Indonesia berhak menolak aplikasi apabila ditemukan informasi yang tidak benar, dipalsukan, atau menyesatkan.

5. Seleksi Program

Seluruh proses seleksi merupakan kewenangan institusi penyelenggara program.

StudentExchange Indonesia tidak menjamin bahwa setiap peserta akan:

  • diterima dalam program;
  • memperoleh beasiswa;
  • memperoleh visa;
  • memperoleh akomodasi;
  • atau berhasil diberangkatkan.

Keputusan institusi tujuan bersifat final.

6. Biaya Program

Beberapa program dapat dikenakan biaya administrasi, biaya layanan, maupun biaya program.

Biaya yang telah dibayarkan akan diinformasikan sebelum proses pembayaran dilakukan.

Biaya yang dibayarkan kepada institusi luar negeri mengikuti kebijakan masing-masing institusi.

7. Kebijakan Pembatalan dan Refund

Pembatalan oleh peserta harus disampaikan secara tertulis.

Biaya yang telah dibayarkan dapat bersifat:

  • tidak dapat dikembalikan (non-refundable),
  • dikembalikan sebagian,
  • atau dikembalikan penuh,

sesuai dengan kebijakan masing-masing program dan mitra penyelenggara.

Apabila pembatalan terjadi karena:

  • penolakan visa;
  • perubahan kebijakan pemerintah;
  • bencana alam;
  • keadaan darurat nasional;
  • force majeure;

maka proses refund akan mengikuti ketentuan dari institusi penyelenggara program.

StudentExchange Indonesia tidak bertanggung jawab atas biaya yang telah dibayarkan kepada pihak ketiga.

8. Visa dan Imigrasi

StudentExchange Indonesia hanya memberikan pendampingan administrasi.

Persetujuan maupun penolakan visa sepenuhnya merupakan kewenangan Kedutaan Besar atau Imigrasi negara tujuan.

StudentExchange Indonesia tidak dapat menjamin diterbitkannya visa.

9. Perubahan Program

Program dapat berubah sewaktu-waktu karena kebijakan dari:

  • universitas;
  • sekolah;
  • organisasi;
  • pemerintah;
  • maupun negara tujuan.

Perubahan tersebut dapat meliputi:

  • jadwal;
  • lokasi;
  • durasi;
  • metode pembelajaran;
  • persyaratan administrasi;
  • biaya;
  • maupun format pelaksanaan.

10. Tanggung Jawab Peserta

Peserta bertanggung jawab atas:

  • kesehatan pribadi;
  • asuransi perjalanan;
  • kepatuhan terhadap hukum negara tujuan;
  • keamanan barang pribadi;
  • perilaku selama mengikuti program.

Peserta wajib menjaga nama baik Indonesia, institusi asal, dan StudentExchange Indonesia selama mengikuti program.

11. Larangan

Peserta dilarang:

  • memberikan informasi palsu;
  • memalsukan dokumen;
  • menyalahgunakan akun;
  • melakukan tindakan yang melanggar hukum;
  • melakukan diskriminasi, pelecehan, maupun tindakan yang merugikan peserta lain;
  • menggunakan layanan StudentExchange Indonesia untuk tujuan yang bertentangan dengan hukum.

Pelanggaran dapat mengakibatkan penghentian layanan tanpa pengembalian biaya.

12. Hak Kekayaan Intelektual

Seluruh isi website StudentExchange Indonesia, termasuk:

  • logo,
  • desain,
  • artikel,
  • ilustrasi,
  • video,
  • foto,
  • dan materi lainnya,

merupakan hak milik StudentExchange Indonesia atau pemilik lisensinya.

Dilarang memperbanyak, mendistribusikan, atau menggunakan materi tanpa izin tertulis.

13. Privasi

Pengumpulan dan penggunaan data pribadi mengikuti Privacy Policy StudentExchange Indonesia.

Dengan menggunakan layanan kami, peserta menyetujui pemrosesan data pribadi sesuai Kebijakan Privasi yang berlaku.

14. Batasan Tanggung Jawab

StudentExchange Indonesia tidak bertanggung jawab atas:

  • penolakan aplikasi;
  • penolakan visa;
  • perubahan kebijakan pemerintah;
  • pembatalan program oleh mitra;
  • keterlambatan penerbitan dokumen;
  • kerugian yang timbul akibat keadaan di luar kendali kami.

Kami bertindak sebagai platform dan pendamping administrasi, bukan sebagai penjamin keberhasilan peserta.

15. Force Majeure

StudentExchange Indonesia tidak bertanggung jawab atas keterlambatan maupun pembatalan layanan akibat keadaan di luar kendali kami, termasuk namun tidak terbatas pada:

  • bencana alam;
  • pandemi;
  • perang;
  • kerusuhan;
  • gangguan sistem;
  • perubahan kebijakan pemerintah;
  • penutupan perbatasan;
  • maupun keadaan darurat lainnya.

16. Perubahan Syarat & Ketentuan

StudentExchange Indonesia dapat mengubah Syarat & Ketentuan ini sewaktu-waktu.

Versi terbaru akan dipublikasikan pada website dan mulai berlaku sejak tanggal dipublikasikan.

17. Hukum yang Berlaku

Syarat & Ketentuan ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.

Segala sengketa akan diselesaikan terlebih dahulu melalui musyawarah. Apabila tidak tercapai kesepakatan, sengketa akan diselesaikan sesuai ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia.

18. Kontak

Apabila terdapat pertanyaan mengenai Syarat & Ketentuan ini, silakan menghubungi:

StudentExchange Indonesia

Website: https://studentexchange.id

Email: support@studentexchange.id

Rekomendasi

Karena StudentExchange Indonesia menangani program internasional, saya juga menyarankan untuk menambahkan halaman terpisah agar lebih profesional dan sesuai praktik internasional:

  • Refund & Cancellation Policy
  • Scholarship Terms
  • Participant Code of Conduct
  • Visa Disclaimer
  • Travel & Insurance Policy
  • Privacy Policy
  • Cookie Policy

Dengan pemisahan tersebut, halaman Terms & Conditions akan lebih ringkas, sementara kebijakan khusus tetap mudah diakses dan memberikan perlindungan hukum yang lebih baik.